二、物流中心资讯系统架构

  由前面几章的叙述,我们 解了资讯系统形成的由来、国内物流业者对物流配送资讯系统的 求,与国内、外物流资讯系统的现状与差异,然而在为物流中心构筑一个实№的资讯系统之前,我们必须针对此物流中心现有的状况,及其对未来的 求与展望,做确切的了解,才能对此物流中心提出实№、有效的资讯应用系统。换言之,必须将此物流中心成立的目的,其所期望在物流社会中所扮演的角色,其所能提供功能,营运的方式及其经营管理的概念都做一个明确地了解与定位,方能因应 求提出一个满意的资讯系统解答。

1. 物流中心资讯系统架构建立的影响要因

  一般而言,资讯系统的架构建立可由四方面来加以考虑,其中包含影响物流中心在物流业界中定位的流通通路;物流中心所提供的各项功能、服务,亦即其所具备的各项机能,将影响物流中心作业内容;作业项目的分类、作业阶段的划分,将影响资讯系统架构的划分及模组的形成;管理方式、方法的不同,将影响实№物流资讯系统操作、设计、分析方法的不同与实用与否。这些资讯系统架构建立的影响要因如图 1所示。

1.1 流通通路

  在货品的买卖运输之中,不同的行业别或商品内容、特性将透过不同的贩卖运输管道,方能顺利到达消费者手中,一般而言流通通路可分为三种型态,图 2 :

(1)多次批发转卖:此种型态通路的特性在於由制造厂商供货,透过一次、二次、三次的批发转卖,辗转至消费者手中,较常透过此种管道销售商品的行业包含百货日用品类、五金类、农产品、水产品…等。由於此种型态的流通通路相当长,而物流中心在其中扮演的角色及地位各不相同,均将影响其营运的范围、及其所具备的机能及各项作业内容。以下将针对各种不同型态的物流中心加以说明,并绘制如图3。

图3 物流中心在流通通路中的定位

(a)属於制造商或供应商的物流中心:

此一型态的物流中心,因其投资的金额较大,营业的范围较广,组织体系又大,分工的可能性较大,因此此类型的物流中心,多为专责职之物流中心,而非全能型态的物流中心。在此种物流中心可能扮演制造厂或供货厂商的中央仓储,主要在控制存货的数量、调节产销货品的流通速度,提供存货机能,工作内容则偏重於库存的管理及货品的进出、装卸。亦可能成为制造厂的储运中心,所谓储运中心其含盖的运作内容包括储存与输配送,而不涉及销售贩卖,此种物流中心除了上述库存管理、进出货、货品装卸外,更须指挥调动车队将货品送至批发商、零售商或消费者手中,然而此种配送中心对於货品的来源、去处及数量等无法发挥主控的力量,只能依照制造厂或供货厂商所提供的商品、数量来运作,主要目的在提供存货、输配送管理的机能及各项报表,而无主控权。若物流中心其规模较小,或属於区域性的物流中心,则可能成为中央仓储或储运中心的转运站。转运站的功能不在货品的贮存,而是提供一个货品集中、分类、配发的中间点,通常是由制造厂商以大型卡车大批出货到某一区域转运中心,再由此转运中心将货品分类装置於小型卡车上分送至客户手中,主要的功能及作业内容在於集货、理货、拣货及配送。有些制造商的物流中心或美其名为配送中心,而实№却是该公司的营业销售部门,主要以货品的销售贩卖、货品的调动为主,物流中心是否具有仓库、仓库的大小及仓库的功能都视公司的组织架构而定,一般而言以营业贩卖为主的物流中心通常拥有数个存货仓库或区域性仓库及数个转运站,它主要的任务在於调动数个仓库的货品内容及存量,以达到该区域消费者 求之供给,并实№下达输配送命令给予各仓库或转运站。此型物流中心主要工作内容及机能在於商品贩卖资料的收集、建档、统计分析,配送计画规划及下达输配送命令与调货命令。

(b)属於批发商类型的物流中心:

以批发商或经销商为基底所形成的物流中心,其营运的范围,作业内容及其於物流通路中所扮演的角色,最为错综复杂,也较难以清楚地界定。批发商或经销商主要的功能在於代替制造商寻求销售管道及对象,另一方面又为零售业者担任寻求货源并具采购及议¤的功能。以下我们将依批发商的规模大小、供货来源、销售对象、销货品项及产品品牌等,分别以予分类并探讨对物流中心所造成的影响。

1.以其规模大小、供货来源及销售对象来分类,可为大、中、小盘商。

供 货 来 源

销 售 对 象

大 盘 商 制造厂商

进口厂商(供货厂商)

中盘商
中盘商 大盘商 小盘商
小盘商 中盘商 零售商

  一般而言因其供货来源的不同,采购的批量大小将不同,因此所投资之金额大小不同,大、中、小盘商的称呼就由其所投资金额大小而来。然而在实№的批发社会中,批发商并未严格遵守供货来源、贩卖对象的原则,亦有大盘商直接贩卖予小盘商、零售商或消费者的情况,其中又以中小盘商较为混乱,批发商在流通通路中所扮演的角色,端视其供货来源及销售对象来予以定位。而以其规模大小为例:大盘商通常以批次出货为主,以栈板装载、储存,而中、小盘商其订购、存货及出货配送的单位则可能以箱或单品数为主,如此将影响资料量的大小、系统的使用频率等。若再考虑销售对象及产品种类的多寡,将使报表系统、订单的维护系统架构层次变得更为复杂,资料的维护亦较难, 要有较精确控制的报¤系统。

2.以区域性质来分类,批发商或经销商的型态可以分为全球性、全国性、区域性或社区性的批发商。以全球性的批发业为主,由於其区域范围较大,国情不同,且都将透过进出口作业,故於销售分析上 依各地之消费状况、国情、及进出口政策制度等加以各别考虑分析;在出货配送上 加入进出口押汇文件、报关等处理;报¤系统并 注意币别的转换及币值变动资料的调整维护;於订购资料的处理则 注意多媒体的转换功能,例如如何将由FAX接收的资料或透过国№网路而来的资料予以转换及标准化;又於实物配送工具的选用上, 具有较大的弹性,除陆运外更 加入海运、空运的可能性,其时效的控制、成本的分析等。而全国性、区域性或社区性的批发商,则由於其规模大小的不同,目的不同,可能以批发议¤、大批出货为主功能而注重於厂商管理、采购管理等。亦可能以集货、理货、配送为主要任务,而注重於配送计画实施及配送路径的选用功能。或如社区性批发商,必须提供较多的品项及品牌且注重商品的销售分析、商品管理。

3.以销售产品品项的多寡及品牌的多寡来分类,则批发商可分为专门销售某一类产品的专业批发商,如果蔬农产品的运销商,水产品的流通加工批发,此种类型的批发商均 具备该行业所具有的特殊、专门性知识或设备,也因此有不同的作业内容及 求,如生鲜肉类的屠宰作业,流通加工分类包装的技术,冷冻食品的前处理,冷冻保存温度控制等,均 特殊的处理工具及设备,作业的流程较为复杂,不仅有货物的进出买卖作业,更 设置流通加工处理系统如同制造业一般,而以冷冻食品为例,配送时不仅 将正确的物品确实送达客户手中,更 注意配送途中温度、湿度的控制,故运送途中的监控系统及资料传输亦为一重要课题。此外批发商亦可能销售多种产品,多种厂牌或只贩售一种产品多种厂牌,一般而言一种产品多种厂牌的批发业者,较注重商品的采购¤格、供货速度及供货状况、商品的利润,并较注重贩卖对象分析及客源的开发,故较偏重於采购管理系统、厂商管理系统、商品管理系统、客户管理系统及销售的分析预测等系统。而多品牌多产品的贩卖批发商则除了上述的各项要点外,更注意产品流动率、个别商品的 求量、获利能力等的分析,故较注重於商品绩效评估或获利评估系统的开发。

(c)属零售商类型的物流中心:

此种型态的物流中心是为满足个别零售店的 求而产生,基本上以集合多家零售店的业务量,来达到大量采购,节省运送费用的目的,因此厂商管理及采购管理为系统发展的重点,另外因为此型之物流中心特别注重服务品质及配送时效,在配送时程的安排,派车计划及路径选用均较为重视,并且此种物流中心亦 针对个别零售店做单位拣货、分类包装、重新包装、组合包装及黏贴标签等流通加工作业,因此集货、理货、拣货系统的发展亦是另一个重点。

(d)送中间商所形成的物流中心:

此型的物流中心是以货运公司为主体,不涉及物品的贩售买卖,而以提供仓库的贮存场所,库存数量的管理,及为客户进行输配送活动等为主,也因此对商品、及销售配送客户不感兴趣,但对於仓库租用费用计算、配送货物的计¤及仓库库存数的缺失率较为关注,因此各项费用的评估计算系统,仓库的管理系统、运送设备的保养维护系统、运送成本的评估系统等的开发利用也就较为重视。

(2)直配直送:此种型态的物流通路有别於传统批发转卖,主要由於现今资讯电脑网路发达,资料传输的管道增加,交易买卖可以信件、电话、传真或电脑网路加以传输,交易资讯的交换便利,然而物品的交易则 重叠地搬运、装卸货,在批发的交易过程中除了理货、流通加工外,装卸搬运作业并无法增加货品本身的附加¤值,只是徒增物流配送成本而已,因而产生了商物分流的概念。一般而言采用此种流通通路的商品均属於较不易搬运的货品及商品本身不易直接销售推广的货品,如体积较大或较重的建筑材料如水泥、磁砖、钢筋等或是大型家具、家电产品。直配直送流通,基本上其交易贩卖的行动及作业,仍如以往批发商间的买卖一样,经过层层叠叠的转手,然而物品的实№输配送则直接由制造厂商或大盘商送至零售商或消费者的手中,因此在资讯系统的发展上较注重於订单的跟催与联系,而不 做货品的进出及仓库管理系统。

(3).直销:透过此种流通通路销售的商品,通常受货品本身特性的影响,一般而言此种货品较轻便、较易於携带,或者是消费者可以直接采购选用,而不 其他服务的产品,均可由直销方式销售,此种销售方式,不仅消费者可节省经由层层转销售所造成的成本,贩卖者亦可藉此提高售¤,增加利润,更可直接由消费者处取得消费资讯及货品的 求状况,来做更佳的商品推广。此种直销公司其本身不仅须具备销售贩卖的机能,更 注重商品的调动、库存管理、货品的进出、派车配送等问题,可说是全能型的物流中心,因此在资讯系统的选用上就必须注意由销售、采购、库存、配送中一连串系统的开发及利用。


1.2 物流中心机能

  由上一节流通通路的解说,我们不难了解物流中心因其在流通通路上所扮演的角色不同,在通路中的地位不同,而具有各种不同的功能。基本上可将物流中心所具有的各项机能,划分为下列数种:

(1) 商品贩卖机能

(2) 仓储保管机能

(3) 商品的输配送机能

(4) 商品的流通加工机能

(5) 资讯提供机能

  以下我们将针对物流中心所具有的各项机能(如图4),来探讨其对物流资讯系统内容的影响。

(1)商品贩卖机能:

  要让商品在市上流通,达到消费者手中,势必透过商品的交易买卖来达成,而商品贩卖可以说是一切物流中心的起源,要达到物品贩卖的机能,物流中心的作业可分为三方面来讨论:

(a)订单的处理作业:

买卖交易的达成必须经由订单的接受到商品处理出货,交至客户手中方算完整,而订单处理作业包含由客户处接受订单;客户授信信用额度调查;现有库存数量及各项配送资源是否足以提供此订单出货的调查;订单资料的建档及维护;并做订单数量统计,订定出货日期及出货批次排程;统计商品 求数量,检视库存水准,以便於出货日前予以采购;而於出货当日则 印制各种出货单据、发票,并将出货资料转入应收帐款档案中,以便於定期结帐日的请款单据制作;而经由帐款的请 至帐款入帐为止才可算是买卖交易的完整结束。除了这些基本的交易内容之外,还有一些作业是随著物流中心作业内容的不同而来的,例如属於多国交易的物流中心就必须考虑加入进出口押汇、报关等作业功能,及於系统设计时考虑多币别报¤、定¤系统;若对外接受订单的方式或资料传送媒体有多种时则 考虑由媒体接收订货资讯後,资料的转换与标准化,如何转换由电脑网路透过EDI传来订单资料,或经由FAX传来的订单资料的辨识与建档作业。若物流中心属於批发商而贩卖的对象较为复杂,有大中小盘商、零售店及消费者时,其资讯系统就 考虑加入报¤管理系统,针对不同的订单及客户定位予以严格地记录与管制。

(b)市场开发、规划、管理作业:

在实№销售贩卖商品的作业之外,如何推广商品,让消费者了解各项商品特色,并且由消费者处取得消费者 求内容,正是实№促成买卖交易达成的原因。而市场的推广开拓可以考虑以下的作业内容或资讯系统开发,如销售预测、现有销售资料分析,商品管理、客户管理等。其中以贩卖多品牌、多产品的经销商或批发商而言,商品管理系统的 求最为殷切,这包含了畅销、滞销品分析;商品周转率分析;商品获利能力分析;及市场对此类商品 求消长分析等等。

  商品退货作业的处理一般均极易为资讯系统设计者所遗忘,然而退货作业内容本身较为复杂,而作业负荷也狻重,尤其以退货商品的检验,退货数量查核等,最耗费作业时间及人力。而一般物流中心的退货作业处理,依公司的经营理念的不同而有不同的退货作业处理。以具有退货修补功能的公司而言,一般除退货品检收,退货数量查核外并须将可用商品再入库,可修补之商品送往流通加工区处理,不可用的商品予以报废,并且统计各项送修、报废数量,以供检讨库存、出货流通加工、配送过程的缺失。

 

(c) 商品的采购议¤作业:

相对於货品的贩卖,货品必须购入才得以出货,而议¤功能对以零售商为主体的物流中心尤为重要,而要达到议¤功能一方面须由物流中心多方予以询¤,统计订购数量,另一方面则可透过厂商管理来建立厂商管理系统,对供货的¤格、货品的品质、交货日期的状况加以管理控制。对於具有寄售贩卖作业的批发商而言,就 具备寄售管理作业及调货功能。

(2) 仓储保管功能:

  商品的交易买卖达成之後,除了采行直配直送的批发商之外,均将商品经实№入库、保管、流通加工包装而後出库,因此物流中心 具有仓储保管的功能。而仓储保管机能可分为有形的仓库管理作业及无形的库存管理作业两方面来探讨。

(a)仓库管理作业:

  仓库管理作业含盖的内容包括商品从入库到出库之间的装卸、搬运、流通加工、区域规划等一切与商品实务操作、硬体设备、人力资源相关的实务作业内容均属之。其中入库作业必须考虑预定入库的资料登录;入库厂商、车次排程( 即月台的使用排程 );入库商品叠卸栈规划;入库商品检验;入库商品资料登录建档;商品搬移上架中搬运工具及人力的规划、储位指示与管理等。而商品在储存状态中,其作业内容则包含储位的调整、搬运、及库存数量的清点、库存内容的追踪查寻等功能。订单在确定排定日期之後,货品就必须提 出库,依照客户的要求加以分类、包装流通加工,这些包含了拣货批次的规划;流通加工包装批次规划;拣货单、包装单、流通加工单的印制及派工;拣货、包装、流通加工的补货排程及规划;补货工单印制及派工;拣货单、包装单、流通加工单据资料登录建档;出货单据印制:出货商品於出货区堆叠等。当物流中心采用自动机具设备时,必须设有自动机具设备与主控电脑间资讯的传输、转换与控制系统,而包装容器的选用亦 一套容器组合选用系统,物品叠卸栈时 有物品摆放方式的规划系统等。仓库的硬体的规划布置亦 包含在此系统中,如仓储区的规划对大批出货厂商而言,栈板出货只 将货品依储区分类存放即可,而对於出货或储存单位较为复杂者,可能须要依储放单位的不同规划成几个储区,而後再依各别区域内的品项内容分类存放,以方便拣取作业,这些均 纳入库存区域规划管理系统。有些物流中心或许因为各种品项进出库单位不同而 采用并栈作业,此时则 於入库时做并栈登录,於出库时更 小心追踪取货作业。而流通加工区、包装区、拣货区的规划布置中, 针对各项作业所 之硬体设备特性简省人力搬运、方便人力拣取等来规划设备的摆放、操作人力的配置及操作方法的制定等系统。

(b)存货管理作业:

  除了商品出入库的各项实№作业外,库存数量的多寡显示该物流中心资金积压的状况,另一方面商品进出数量的准确性也影响了库存损失的金额,因此一般物流中心只要具备存放机能者都 做好存货管理。其作业内容则包含了产品的分类、经济采购批量及订购时点的订定、库存盘点作业、商品的周转率分析与储位的使用率分析等。除了上述的仓库管理及存货管理作业外,对於以货运公司为主的物流中心更注重仓储的管理成本分析,以便对委托配送业者收取合理的仓库管理费用,故仓管费的制订系统也必须包含在此资讯系统之内。

(3) 输配送机能:

  在商品拣取包装处理好之後,物品 经由运输设备送达客户手中,一般台湾内陆的物流配送以车辆运送为主,故货品配送时 包含派车计划及出货路径选用、装车排程等。其中派车计划包含该批次出货商品所 配送车辆的种类及数量,一般均采人工选用配送路径,在资讯系统中可建立以作业研究模组求解的路径选用系统来决定配送顺序,装车人员亦可据此顺序加以装载货品,此外亦 发展於配送途中配送状况的资讯传输,以便於商品配送途中货品的追踪、运送设备的监控管理及意外状况的处理。对於配送全球性货品的物流中心则 考虑各项运送设备的选用系统,包含由此运送工具所产生的费用成本计算、运送的时效控制及运送货品的跟催作业。

(4) 流通加工机能:

  物流中心的流通加工作业包含分类、磅秤、大包装拆箱改包装、产品组合包装、商标、标签黏贴作业等。因应这些作业 求资讯系统的设计可包含工具、设备、人力的选用及调派系统,组合商品的搭配选用系统,包装容器的选用系统、包装方法的规划设计系统等。

(5) 资讯提供机能:

  物流中心除了具有贩卖、配送、流通流通加工、储存保管等功能外,更能为物流中心本身及外面的组织提供各式各样的资讯情报,以供物流中心营运管理政策制定、商品路线开发、商品销售推广政策制定的参考。对物流中心本身,系统提供了下列三种资讯:绩效管理、营运规划、配送资源计划。

(a)资讯的内容可提供予物流中心作为营运作业绩效管理与各项管理政策制定的参考依据。绩效的评核可包含:商品销售绩效管理、事务作业处理绩效管理、仓库保管效率管理、配送效率管理、机具设备使用管理等。所提供的各项资讯内容如下:

1.商品销售绩效管理

a.商品毛利计算

b.货品周转率、周转时间计算

c.商品销售总数统计

d.各种商品所占营运比率

e.各种商品总销售利润分布比率

f.退货订单统计

g.退货金额与总销售金额比率分析

h.退货商品较销售商品数量比率分析

i.退货商品排行

j.退货原因分析

 2.事务作业处理绩效管理

a.业务人员业务推广量统计

b.业务人员负责贩卖订单与退货订单金额比率分析

c.业务人员呆帐及销售金额比率分析

d.业务人员帐款期票长短分析

e.订单处理人员失误率分析

f.订单处理人员每日订单处理数量统计

g.出货人员失误率分析

h.出货人员每天订单处理数量统计

j.客户联络费用统计(含电话费、电报费、电脑网路租用费)

 

3.仓库保管效率管理

a.保管容积效率(保管容积/仓库总容积)

b.通路、货物处理容积比率(通路+货物处理容积/仓库总容积)

c.每一人月的容积处理比率(月份出、入、存放容积 货物处理人员数)

d.保管效率分析(库存金额/仓库面积)

e.库存回转率(出货金额/平均库存金额)

f.库存月份差比率(高峰月份之月底库存/谷底月份之月底库存)

g.契约型态别的仓库利用率(自有、寄售、租借别仓库使用面积/总仓库面积)

h.单位出入库的装卸费(装卸费/总出入库货品数量)

i入库人员生产力评估(出货金额/投入人员*日数)

j.仓库使用容积高低峰比率

k.缺货率(接单缺货数/出货率)

4.配送效率管理

a.单位时间配送量

b.空车率(空车行走距离/)

c.输送率( 装载重量*行走距离/该车可载重量*行走距离 )

d.装载率(装载重量/可载重量)

e.配送次数管理(总配送店数/配送次数)

5.机具设备使用管理

a.码头使用率(进货车次装卸货停留总时间/码头月台数*工作天数*每日工作时数)

b.码头尖峰率 = 尖峰车数/码头月台数

c.搬运设备使用率(总搬运设备使用时间/该月总工作时间)

d.流通加工所产生之商品报废率

e.流通加工使用材料金额统计

f.包装容器使用率

g.包装容器损坏率

h.机具设备损坏率分析(机具设备损坏维修时间/总可使用时间)

(b)资讯内容可作为物流中心营运规划的参考:

  由各种实体配送活动及事务作业所产生的各项资讯足以提供营运规划人员规划设计的参考,这包含可由现行机器设备使用率及使用 求比率来考虑自动化机具设备引用的可能性、租用分析及可预计其使用的成本效益;可由现有货品销售量分析或客户所反应的商品 求来调节货品种类或新货品开发推展的可能性分析;可由现有的人力分配及使用状况来拟定未来的人力资源计划;可参考现有车行、自有车、租赁车公司的各项费用,及可用车数、可调派人力及其它外雇车辆条件来衡量自有车、外雇佣车比率,及预估所 费用并订定雇用管制条例;可统计分析现有各项活动所产生的各种费用内容,以作为成本控制、运费、仓库保管费、消费预算等制定的依据。

(c)资讯内容可提供作为多仓物流中心的配送资源规划:

  包含物流中心拥有多座仓库时产品线的规划分析,多仓存货的调货计划及执行,人力资源的规划配置、机具设备的 求分析、与实№配送作业的运作规划。


1.3 组织架构及作业内容

  由物流中心的流通通路及机能特性的探讨中,我们可以 解针对不同的物流中心,其所 具备的资讯系统内容及其所含盖的的范围。以下我们将针对资讯系统架构建立的作业程序资讯系统架构的划分及系统模组的形成加以深入探讨。资讯系统架构的建立及系统模组的形成,一般而言可以两种分析方式来达成:

(1) 以物流中心的组织架构、及各部门单位的权责内容来划分系统模组:

  所谓的企业的组织即是将一定的公司人员一一指派其职责并协调其工作,以期透过工作的执行来达成公司所既定的目标。凡是企业机构不论其为营利或非营利机构,於公司成立之初必定有其设立的目标,亦即其所能提供的社会机能及服务内容。以营利贩卖为主的公司为例,经营者必先订定其贩卖货品的种类、货品供应的区域、消费者的层次、货品的等级及预定的利润等,而後公司的经营者可依据这些条件来制定为完成这些交易行为所 具备的工作内容及服务品质,而由工作内容的划分,经营者可依据工作的专业性择取适当的人选来完成。

  一般而言组织架构可由三种方式来划分:职能别部门划分(FUNCTIONAL DEPARTMENTALIZTION)、产品别部门划分(PRODUCT DEPARTMENTALIZATION)、及区域别部门划分(TERITORIAL DEPARTMANTALIZATION)。以最传统的职能别部门划分为例,对一个制造业者而言,其有效性的经济机能包括市场推销、生产及财务,故其最高阶层的管理架构为市场推广、生产管理、及财务管理经理,而後依其职能 求向下衍生第二层的部门组织,如市场推广部门可区分为业务推广及产品销售部门,以分别负责产品的广告宣传及交易买卖的作业。依照此种衍生的方式,企业体可含括第三、第四、第五层的组织架构,以垂直的方式分工作内容直至工作项目完成为止。而资讯系统的建立即为协助企业体达成其企业目标而设置,因此系统架构的内容及系统模组的划分也可依企业组织的架构来建立,来因应各别部门的 求将其作业电脑资料收集管理,并印制各类报表。

  因此当针对各别物流中心来设计其资讯系统架构时,亦可参考该物流中心的组织架构以水平式的部门架构来加以划分资讯系统模组,并且以垂直式的探讨,来 解各别部门的职务内容以便建构其资讯系统内容或功能。

(2) 以物流中心的作业内容及资料关联性来划分系统模组:

  一个完整的企业组织要完成企业目标必 经由一套系统性的管理方式达成,这些包含了企业经营政策的制定、依据企业政策所制定的实施计划、计划内容的执行、及执行结果的管理与控制,并将执行结果回 给政策制订单位及计划规划部门以便做为规划参考。这种系统式的管理方式是一个封闭式的系统回路,然而对物流中心而言,从我们对物流中心所具备机能的探讨中我们不难 解,除了完整的内部运作外,物流中心更无法忽视外来资讯的影响,并将物流中心的资讯提供给物流世界。

  对一个架构完整的物流中心而言,其公司的组织架构或资讯系统架构应能满足物流中心所提供的机能,然而并非每一个物流中心均能拥有完整的组织架构,与合理的运作方法,尤其是当一个新公司成立时,一切的工作内容及管理方法尚在混沌之№,如何依其组织架构建立一套完整的资讯系统。因此在建立物流中心资讯系统之前,我们就可依据物流中心成立的目的,其所 具备的机能,来分析该物流中心的工作内容、资料 求、报表 求,而後 针对其作业内容予以作业合理化,并将作业项目及资料内容予以划分成组,此种将作业内容及资料内容相关性大者集合成组的观念,即是以作业内容及资料关联性来建构模组。

 


1.4 管理政策与管理方法

  为提高配送效率,达成各项物流配送机能,物流中心中各项活动执行方式,可透过政策制定,体制建立而达成活动功能,如图5。

(1)服务政策:

(a)供货种类:

  货品本身的特性,如形状、大小、气味、型态将影响货物搬运、储存及输配中货品拣取的方式。依货品型态分类,液、气体及固体货品其保存的容器就不相同,而液气体若具挥发性,其容器就必 具备密封性,而仓房的设备就必须注意温度、湿度的控制。而固体货品因其货品的特性不同亦有不同的搬运、保存方式。譬如对家电业而言,冰箱、洗衣机等大型家电,因其外型较为方正,外壳较坚固,一般并不采用钢架储存,仅将产品一一堆叠成一定高度,而货品的搬运一方面考虑产品本身的重量,一方面安全性防止碰撞的考虑,搬运多采电动堆高机或叉举车。而对食品乾货、百货等产品而言,其配送拣取的单位较小,体型小重量轻,故於搬运配送中 较好的容器外包装,才不易零散遗落。

(b)仓库服务内容:

  仓库营运的内容范围将影响库内作业的内容及方式,故於仓库开张之时即 明订仓库所提供的各项服务内容,一般而言仓库的主要运作包含贩卖、储存、配送、加工,而仓库与上游供货厂商及下游客户间的组织关系,亦影响其运作方式,如仓库由供货厂商设置与支援,多半仅配送制造厂所产制之相关产品,并有控制销货管道,销售¤格的机能,产品非属买断品,可随时退回供应厂商而较不造成库存压力。若配送中心由下游客户联合成立,则其商品多属大宗买断,供货厂商较多,或可考虑EOS系统的采用,其POS之利用。

(c)订货方式:

  客户订货的方式可经由下列方式,由销售员带回订购单,由客户经由电话订购,由 Fax或邮寄订购单,订单输入的方式不同,将影响资料进入资讯系统的转换程序。

(d)订购的批量限制

  订购单位的大小将影响货品的包装型态、配送方式、与容器的选用。

(e)订单处理政策

  每天订单处理次数,出货配送次数的订定,配货时段的规划,将影响出货拣取作业的次数及频率及资料的处理量。配送货品分类规划,因商品的特性不同,将影响配送的次数,及配送设备,如食品业者其冷冻、冷藏品之配送,必须与食品乾货分开配送,采用冷藏车以维持食物之鲜度。至於追加订单或紧急订单的处理,采用何种原则来将订单并於批次配送中,或紧急订单的随即单一送货,都将影响送货成本。

(f)订单记帐的截止时限政策

  一般商业采购都采月结或固定周期结帐方式,即於每月固定截止日期前之订货,将计算於该期间或该月应收帐款中,而後由供货厂商申请帐款,此种方式常造成订购时段之高峰,订单拥挤,无法及时予以处理,在日本亦推行循环式结帐日及将客户分区分类,而後给予不同的客户不同的结帐日期或时段,以分散订货高峰,使订单之处理量平顺化。

(g)交货型态及点交方式

  一般物流中心配送到客户处有下列几种交货方式1.交货至店内摆放上架,并依据送货单由店内人员一一点收。2.交货至店门口由店内服务员自行取用摆放,不予点数。3.交货至店内,由店内人员自行补货上架并不予点数。凡此种种送货点收之方式不同,均将影响容器的选用,搬运工具,及随车人员的调派。

(h)退货处理

  退货政策将影响货品是否入库、入库後是否拆包检验,是否再予再加工,一般公司为灭少退货回厂之运输费用,检验包装、加工费用,宁可将货品折¤抛售或予抛弃而不回库或者将退收之货品,不再做任何检验加工而予以销毁。

(2)库存政策:

(a)库存量、采购量之制定

  一般库存之采购量订定将影响库存总数,进而影响仓库所 之储存空间,现於日本盛行之 JIT库存管理方式,一方面固然减少各物流阶段之成品库存,然而却使配送次数增加,配送费用提高。而一般盛行於台湾之采购经济批量,则 考虑采购点的选用方式,以减少库存量。

(b)库存管理

  库存的管理方式,除可利用 ABC分类方式,将库存货品依其成本高低、附加¤值予以分类管理外,并可依其获利能力、物品周转速度来决定其库存比例。

(c)盘点政策

  盘点的方式有二种,循环式盘点及定期盘点,一般定期盘点多半每半年或一年举行一次,亦有所谓季盘点,於盘点时停止一切进出货活动,强调货品的正确库存数。而循环式盘点则都於活动正常运作时同时盘点,一般对几项货品的抽点,目的在於存货量的控制,防止遗失,包装拣取数量错误控制为主。

(d)多仓库存数的选择及货品种类的分布政策

  物流中心可能同时拥有多个仓库或转运点,一方面是为了因应区域特性或地理位置,一方面为货品特性不同而 采用不同库存设备而设立。常见於食品业者,为因应台湾南北之 求,而分设配货仓库,并且由於消费习性不同,各个仓库供应的货品并不相同。另外於同一仓储中亦可能因食品的存放方式不同,而采用不同的仓库,如冷冻仓库与一般乾货仓库的分地设立。故拥有多仓情况下就必 决定各别仓库的存货供货种类,货品内容,及各种货品之存货比例,如此将影响仓库的分配规划,设备选用,及人员的分布规划。

(3)仓库管理政策:

(a)进出货方式及进出货管理方法

  进出货的方式一般有三种型态,一种为商品入库後经检验、搬上货架而後拣取出货。一种为商品入库後经检验而不进入仓库随即出货。亦有些配送中心采取二种方式混合使用者。如此将影响进货及出货作业的程序,及仓库的使用状况。另外出入库的管理方式亦可能影响仓库储位的分配使用,其出入库管理方法包含先进先出,後进先出,随机出货等。

(b)存货单位的选用

  存货单位订购单位有极密切的关系,一般订购单位即为最小之存货及拣取单位,然而仓库库存亦可分为大量存货区及零星拣取区,故存货单位大者可决定使用容器种类如栈板、巧固栏、笼车等,及其钢架设备的条件 求。

(c)包装方式及容器的选用

  与存货单位相呼应者为货品的包装与容器选用,除上述容器选用外,单位货品的包装如买大送小之组合包装,几种类似产品的组合包装等,都将影响库存的项目数量拣取方式及拆包再包装的程序。

(d)储区的规划

  仓库一般有不分区分类,及分区分类等二种方式,而分区分类的原则可将栈板出货区,与零散出货区分开设置。1.依货品特性,如物品型态,物品体积等予以分类,2.依货品的库存单位大小而订3.依货品的周转速率而予以分区,如周转率较大之糖果 乾等食品可与油酱油等分类堆放,以利货品的拣取。

(e)储位之分配管理

  储位的分配管理则可分为下列三种,1.随机指定储位,即货品到仓时视现有空储位随机指定存放。2.将储区分类产品放入固定储区,以便利人工盘点取货。3.将储区分大类,而後货品之存放於各区内则采随机指定之弹性方式,如此可增加储位之使用率,亦可减少盘点,取货时货品索寻的时间,储区的分类分区,则可有下列方式,将储区分成数个个别区块,或将储区分成条状而後依据拣货行走距离,或以货品流动速率来分布货品的存放,如此将影响拣取货品的方式及途程的计划。

(f)入库容器及拣货单位

  入出库间货品的单位变化有下列七种变化:

入库单位

拣货单位

记号

栈板 栈板 p→p
栈板 栈板+箱 p→p+c
栈板 p→c
c→c
单品 c→b
箱+单品 c→c+b
单品 单品 b→b

 

  容器及拣货单位的不同将影响储区的分布规划及加工程序、拆箱、包装等作业。

(g)拣货方式

    拣货方式分为下列数种:

    1. 播种式:每一个配货者将某一种或数种产品分别分配於各容器内,来回巡视所有客户装物之容器,直至所有容器巡视完一遍为止。
    2. 人取物方式:由拣货人员持拣货单,逐项在仓库中索寻拣取的方式?l C
    3. 物就人方式:透过自动仓储、旋转式储存架或垂直式储存架之自动索寻,人们仅 自固定位置,拣取其所 之物品。
    4. 分区接力拣取(Zone picking or group picking) :将货品分类分布储存,每一拣取人员仅负责单一区内的货品拣取,一般拣取区的范围以拣取人员移动一步为原则。在区域与区域间采流水方式传递拣取容器。
    5. 分区接合拣取:同上述拣取方法将货品分区分类拣取,而後由各区域直接送入综合整理区,将分区之容器合并於同一容器内而後配送。
    6. 批量拣取( Batch 捡取 ):此种拣取方式即透过电脑的统计功能将批次拣取的订单加以统计其出货总数,先取出各品项批量总数运送至特定区域後,再依各别客户出货量进行分类,分类工作有可能於货品装车之前实行亦有可能於货车将货品送至转运站或客户处再予拣取。
      拣货方式的不同将影响电脑资料运算的方式和时间,甚至於影响仓库的内部作业。

(h)拣货区的补货

拣货区可由下列三种方式予以补充货品

  1. 批次补货:於每天或每一批次拣取前,经由电脑计算所 货品之总拣取量,於拣取前一特定时点补足货品。
  2. 定时补货:将每天划分成数时点,补货人员於时段内检视货架上货品不足数将货架补满。
  3. 随机补货:指定专门之补货人员,随时巡视货架并予以补货。

    补货方式的不同将影响人员的调派及电脑资料的运算。

(i)容器栈板的处理

  1. 容器的流通政策:容器是否对外流通,流通的方式系采租用、买断、或由物流中心免费提供再予回收。
  2. 容器回收的方式:每次配送及回收同等量的容器或是於每次配送时收回上一次配送的容器。
  3. 纸箱的回收与否,废纸箱的再利用方式:容器的各项政策,将影响库内作业及电脑系统架构。

(j)财务管理与成本分析:

  由於物流中心本身所扮演的角色有相当大的差异,其资金的来源,营利的计算都对物流中心之营运有极大的影响,尤其於物流中心的组织架构,机器设备的选用,及设备之自有、租用、外包等均有决定性的影响。一般财务上可分为二种型态,采利润中心制之物流中心多属於制造供应商组织的一部分,拥有自己的预算,有已定行销通路不刻意做对外业务的推广,只能由本身的管理下手节省成本。另由下游客户所组成之物流中心,其经营利润大都来自配送费用,故积极推广业务、扩大客源,以增加营运收入,因此在资讯系统上将偏重於销售分析系统的使用。

(k)配送路径及装车原则

  由物流配送业者反应,其每天配送订单少则数百张,多则数千或上万张,而每张订单处理的货品笔数又在十笔上下,故每日出货拣取的数量不可说不多,而物流中心不仅 针对配送路径予以规划,更会影响其货品装车之计划及程序,货品集中的方式,及拣取批次的订定。依配送层级及配送路线的订定,一般配送可分为三种:

  1. 一般配送中心最常用的配送方法为固定路线配送。
  2. 分层拣取配送,由配送中心以批次方式大量拣取,而後送至各转运中心再依订单方式拣取,再一次订定下层之配送路线。
  3. 随机变动之配送路径选用,一般随机变动配送路径,路径的排定或选用原则及标准如下:

      a考虑客户所在区域的划分,如台北地区可划分成若干部分区域,如城中区、古亭区等。

      b考虑订单所 之容积率,来决定车数,装载方式,及配送路径。

      c订单的紧急程度,一般的订单可定时批次处理,而紧急订单则 判断是否与一般订单合并处理,亦或是个别专车配送,委托快捷公司运送等等。

      d依客户的层级类别分类配送,尤其於配送人员身兼销售人员时更 依送货员与客户间的关系,将货品分别装载配送。

      e依货品的特性,分别配送的批次及配送时点,如生鲜食品 与一般食品分别配送,因其所 之运送工具不同,故 分批配送。

      f依物流中心所属性质的不同,与制造供应商有较密切关系者,其配送 求可能由供应商集中管理,故其配送时点,配送数量均由供应厂商决定,故物流中心较易掌握其配送路径,装车时序及装车数量。而由客户、零售商所组成之物流中心,则可依与客户间之各项约定来决定配送时点,再依各种条件订定配送路径等。

(4)人员机器设备之采用政策:

(a)人员的采用:

  一般公司虽朝向无人化、省力化、自动化方向来发展,然而机器设备亦有其缺陷而非采人工作业不可,如货品的拣取,货物的输配送作业等都 仰赖人手作业。而在采用人工作业时可考虑下列方式来充分利用人力,提高配送能力:

  1. 工作外包方式:如拆装、组合、包装等工作外包予厂外家庭主妇等加工,以减省厂内固定人力之开支并支付较低之工资。车辆的运输工作亦可外包予个人车行、运输公司以减少运输工具的投资及司机、随车人员的固定成本。
  2. 考虑物流中心现有人力的应用方式,可采二、三、四班制,或24小时作业,以充分利用机器设备之产能,及调节交通拥挤之状况。凡此种种政策的不同都将影响资讯系统的 求。

(b)机器设备工具等的选用:

  机器设备工具等可自制、购入或租用,选用方式的不同将因而产生不同的资讯功能 求。

(c)自动化设备引进的程度:

  凡减省人力,帮助作业的机器设备均可提高配送效率,其中包含自动仓储的引进,旋转式料架,Bar Code Scanner的采用,Radio Frequency Terminal 的采用磁片的使用,公司电脑化的程度都将影响资讯系统所 具备的功能。如Bar Code Scanner及RF Terminal 将改变资料传输的处理的方式及资讯系统功能 求。而AS/RS 自动仓储的引进,则 具备外接控制系统及其资料的处理。

 

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