八、查核与改善

　　一个制度的推行往往是起头容易，而要维持它却不容易。物流中心进行储位管理也是如此，因为储位管理并不是进行一天两天就可完成的。它是没有段落，没有停止点的，它必须每日、每月、每年，只要物流中心有保管区域的存在，要让这保管区域效率发挥，就要不停进行储位维护工作。但是，要如何让储位维护工作持续不断，除了靠管理者实施的恒心外，就得藉助一些查核与改善方法来监督与鼓励。透过这些查核与改善的方法，如定期、不定期稽核抽查等来适当地对储位管理的执行、储放搬运设备的使用、空间的利用布置等进行辅助与监督，如此一方面可达到监督功用，以提早发现问题；另一方面可以防止作业疏失来落实储位管理。

　　而在改善方法上，可利用员工之提案制度，借重群体脑力激荡的方式来进行，除了可提供一些改善措施外，并可促进储位管理的效用与效率之改进，来达到物流中心各作业迅速确实的目的。

1. 定期稽核

　　当物流中心实施定期稽核时，必须依稽核内容、稽核范围、稽核时间及稽核周期排定稽核计划，再依订立的计划，做例行性稽核执行的依据。至於稽核的项目，可先行准备查检表，将预备执行或参考的内容一一登录，并依查检表进行稽核。

1.1 稽核准备

　　为了使储位管理长期发展，提升绩效，符合　求，必须持续不断的改善储位管理及各项相关作业。因此，定期针对各要项进行稽核是提早发现问题与提供改善的最佳途径。稽核的范围主要应包括：

(a) 空间与场所。

(b) 设备的运用与保养。

(c) 作业内容与特性。

(d) 人员素养

(e) 安全卫生。

(f) 其他。

　　若稽核人员发现被稽核者的作业内容有不符合标准以致产生重大缺失者，应立即要求修正，以免物流中心作业受阻，产生损失。

　

1.2 定期稽核的方法

(1) 排定年度稽核计划

　　一般物流中心可依内部的稽核程序排出年度的稽核计划，或可依物流中心开始执行一项计划或方案後，编排稽核计划。通常，我们可以选择执行一项系统稽核作业，以确定规定的事项是否己纳入计划或　求要项中。

年度稽核计画应包含的项目：

a. 预定稽核的区域。

b. 选定稽核的范围。

c. 预定执行稽核的周别或月别。

　

(2) 细部稽核时程应包含：

a. 稽核正确的时间与日期。

b. 稽核员的安排。

c. 稽核的区域及稽核负责人。

d. 稽核的项目。

e. 稽核的范围。

　　排定细部稽核的程序後，必须事先谘询受稽核单位业务状况以利稽核作业之进行。

　

(3) 通知受稽核区域及区域负责人

　　年度稽核计划必须由高阶管理者签署後，分发至各单位。细部之稽核时程确定後，也应立即将稽核通知送达各受稽核单位。

　

(4) 取得稽核相关资料

　　细部稽核时程确定後，稽核员可先行　解受稽核区域之作业情况，并可要求受稽核单位提供与稽核有关之资料，以便事先熟悉及制作查检表。与稽核有关的资料文件有：

a.作业规范。

b.工作说明书。

c.操作说明书。

d.上次之稽核报告。

e.矫正措施的实施状况。

　　

(5) 稽核查检表之准备

　　稽核查检表(如表 8-1 )可依稽核区域提供之资料来制作准备。编订查检表前，稽核员必须详读被稽核区域之各项作业。因查检表可以当作辅助记忆的工具来提醒稽核员必须查核的事项，而这些查核的事项必须依据受稽核单位所提供之资料来制作，其内容必须包括：

a. 范围。

b. 稽核内容。

c. 稽核结果。

d. 说明。

　

2. 不定期稽核

2.1 稽核　求

2.2 抽查

2.3 矫正措施

3. 提案制度

3.1 提案制度目的

3.2 提案制度的范围

提案内容若属下列各项者，应予以受理；

(a) 有关士气的提高或提高效率的方法。

(b) 有关设备维护保养的改善。

(c) 有关储位、储区使用率的提高。

(d) 有关作业方法的改进。

(e) 有关作业品质的改善。

(f) 有关工作简化的改善。

(g) 有关管理方法的改善。

(h) 有关厂内外运输的改善。

(i) 工作安全的改善。

(j) 防止灾害的方法改善。

(k) 储区环境与卫生的改善。

(l) 降低成本费用的改善。

(m) 有利於公司并具有实现性的提案。

　

但若涉及下列诸项则不予以受理：

(a) 仅提出缺点或问题，但欠缺改善建议者。

(b) 攻击团体或人身者。

(c) 在业务上已被指示改善者。

(d) 已著手改善者。

(e) 曾被提出或采用之提案，效果更佳不在此限。

(f) 个人诉苦，不平的怨言及批评者。

(g) 要求调薪者。

(h) 政治性问题者。

(i) 有关人事异动、任免者。

(j) 对公司无利润且不可能实现者。

(k) 与法律抵触者。

　

3.3 实施步骤(如图 8-1 )

3.4 核定

当评审小组检讨提案内容後，应核定以下状况：

(1) 采用之提案：
交由有关部门实施，除通知提案人外，并应实施成效稽查。

(2) 不采用之提案：
将原提案退还提案人。

(3) 提案的保留：
若提案必须花费较长的时间考量者，可先将原提案保留,但必须事先通知原提案人。(一般以加延一个期限为上限)。

(4) 成果检讨：
各实施部门对提案应努力执行，并填具「成果报告表」後，呈主管核定。再转至「审核小组」，经考核後予以评分(如附表三)。

下页之附表一为改善提案表，附表二为提案评分表，附表三为提案改善成果报告表。

　

3.5 奖励

改善提案表(乙表)

附表二

附表三 　　　　　　　　　　　提案改善成果报告表

年 月 日

4. 结论

　　当物流中心在一长时间的运作後，必会产生一些小问题或是会养成不必要的浪费。此时，物流中心本身除了能藉稽核制度察觉问题外，亦可利用员工提案制度来加速改善的脚步。虽然；这些提案未必具有深度与广度，但管理者仍应尽量鼓励，有时虽然祗是小小的建议，却能造成莫大的助益。故而从改善的角度而言，稽核本身较为消极，必须配合适当的矫正措施；而提案制度较具积极性，可说是提升企业的一大良方。

提案制度与查检制度比较如下：